ניטרול פצצות באימייל

המתמחה בפיתוח ויישום של כלים ל-Collaboration במגזר הארגוני

הטעות בהיקף של 1.4 מיליארד שקלים בתזרים המזומנים של חברת חשמל נמצאת עדיין בבדיקה. גילויים בתקשורת מצביעים על כך, שהטעות נגרמה כאשר נשכחה הודעת דואר אלקטרוני מעובד במינהל הדלקים של החברה לעמיתו באגף הכספים, והמידע לא שוקלל בחישוב התזרים שהגישה הנהלת החברה לדירקטוריון ולמשרד האוצר.

אין כמעט עובד ידע כיום שלא מכיר את התופעה של הצפת תיבת האימייל. חברת המחקר Radicati מעריכה שכול עובד במגזר הארגוני מקבל מדי יום בממוצע 75 אימיילים.

מספר האימיילים שמקבל עובד יכול לנוע גם עד כדי מאות מדי יום. אין כמעט אפשרות שעובד יוכל לעבור על כול המיילים שלו ברמה יומית, אין אפשרות שהוא יוכל לסנן בצורה יעילה את המיילים לפי דרגת חשיבותם והקריטיות שלהם, ותמיד קיימת אפשרות שאחד המיילים הללו מכיל מידע עסקי קריטי שיישכח או יאבד, והתוצאות של אובדן מידע כזה יכולות להיות הרסניות לארגון. אחד המונחים הידועים בקרב עובדים נוגע בצורך שלהם לבדוק את תיבת המיילים הנכנסים כדי לוודא ש"אין שם פצצות מתקתקות", או במילים אחרות: מיילים קריטיים שהתקבלו ומחייבים טיפול מיידי או התייחסות עסקית מיוחדת.

הנפוצות של השימוש במייל הפכה אותו לכלי מרכזי לשיתוף מידע במגזר הארגוני, אבל הוא כלי לשיתוף ברמה הבסיסית ביותר. הבעיה עם השימוש באימייל ככלי כמעט יחיד שהארגון משתמש בו לשיתוף מידע מתחילה בכך שהמידע באימייל נחשב "מידע רך" ולא מנוהל.

כן, יש בידי העובד אפשרויות של תיוג האימייל בצבע או עם דגל, אבל זה עדיין נשאר בתוך גבולות האימייל האישי של אותו עובד ללא יכולת של הארגון לבקר על התהליך ועל המידע. מוטלת כאן חובה על הארגון לקחת אחריות ולהבין שהפצצות שמתקתקות במייל של העובד אינן בעיה פרטית שלו בלבד. זוהי בעיה של הארגון, ועליו לסייע לעובד לנהל את המידע שלו בדרך שתהיה יותר יעילה ומבוקרת.

ההתפתחות בתחום ה-Collaboration

כאן נכנסות לתמונה מערכות ה-Collaboration שמאפשרות לארגון לשתף מידע ולהפוך אותו מלא מנוהל למנוהל. המערכות האלו מיועדות למנוע בארגון איי מידע, למנוע אובדן של מידע עקב טעות אנוש, לחשוף את המידע למשתמשים נוספים, והכול מתוך ראייה שמידע וידע הם משאבים של הארגון שצריך למקסם את הערכים שניתן וצריך להפיק מהם. הכול כמובן תוך אבטחה ורגולציה פנימית שתאפשר להחליט מי רואה מידע מסויים ומי אינו צריך לראות או להשתמש במידע.

בעשור האחרון ניתן לזהות כמה גלים של שינוי שתחום שיתוף המידע עבר וממשיך לעבור. בשלב הראשון ראינו שהארגון בנה פורטל ארגוני כאשר רק מספר קטן של נושאי תפקידים בארגון היה מזין בו מידע, בעיקר מתחומי משאבי האנוש וכוח האדם, והממשק המרכזי של העובדים עם הפורטל היה לצרכים ייעודיים כמו הזנה של ימי מחלה, בקשה של חופשה והתעדכנות בחדשות החברה. בשלב הראשון הזה המערכת לא הייתה מחוברת לפעילות העסקית של החברה, והיא שימשה בעיקר לאדמיניסטרציה שלו.

בשלב השני נפתחו עולמות הווב 2.0 ונוספו לפורטל הארגוני בלוגים ארגוניים וכלי וויקי שאיפשרו לעובדים לשתף את הארגון במידע, ידע, ניסיון שלהם וכיוצא באלה. הכתיבה הייתה וולונטרית והייתה תלויה ברצון הטוב ובנכונות של העובד לשתף פעולה. אבל גם בשלב הזה הכלים לשיתוף לא נכנסו לליבה של התהליכים העסקיים בארגון.

בשלב השלישי, בו אנו נמצאים כיום, אנחנו רואים כניסה של מערכות השיתוף וניהול המידע לתוך ליבת העסקים של הארגון.

הכניסה לליבת העסקים מגיעה מהמקום שארגונים מחברים באמצעות ממשקים נוחים ויעילים בין הכלים שהעובד רגיל להשתמש בהם והמצויים לו על הדסקטופ, כדוגמת כלי האופיס והאאוטלוק, ובין מערכות שיתוף הידע כדוגמת השיירפוינט.

כך הארגון מצליח פעמיים: פעם אחת כאשר הוא מסתמך על כלים ידידותיים לעובד כדוגמת אאוטלוק ובהשקעות שכבר בוצעו בו כדוגמת פתרונות שיתוף כמו שיירפוינט. פעם שנייה כאשר הארגון מצליח להפוך את האימייל מכלי רך ולא מנוהל שאנו מכירים לכלי מנוהל ומבוקר, שמאפשר בלחיצת כפתור אחת להפוך אימייל למשימה מתוייגת במערכת המשימות הארגונית או בכול מרחב עבודה קבוצתי אחר.

כך לדוגמא, תוכנת ה-LiveBox אותה אנו מיישמים, שמיועדת לשתף מידע ולהפוך אותו לחלק מתהליך עסקי מנוהל, וזאת ישירות מתוך הסביבה האינטואיטיבית של העובד – בדגש על כלי ה-Office המוכרים, ובראשם תוכנת האימייל הארגונית אאוטלוק.

בשלות בארגונים לשינוי

אנחנו כבר מזהים את ההפנמה של ארגונים להתקדם לשלב בו התהליכים העסקיים הופכים להיות מנוהלים ומבוקרים בצורה טובה יותר, ולאמץ פתרונות מחשוב שמאפשרים בצורה פשוטה לשתף מידע וידע בין עובדים.

מנהלים במגוון של דיסיפלינות: כספים, תפעול, בקרה, שיווק, מכירות ועוד מכירים בחשיבות של הישענות קטנה יותר במידע שעובר במייל בלבד, ונטייה לעבור לכלים שמאפשרים לשתף עובדים בתוך המחלקות שלהם ובין עובדים ממחלקות שונות.

גם ברמת המנכ"ל קיימת הבנה שכדי שהארגון יתפקד כמו שצריך צריך לתת לעובדים ממחלקות שונות כלים יעילים כדי שיוכלו לנהל טוב יותר תהליכים עסקיים קריטיים לארגון.