שיתוף זה ביזנס

אחד האתגרים הגדולים שניצבים בפני המגזר הארגוני נמצא בצורך הגובר והולך לאפשר לעובדים יכולות חדשות וטובות יותר של שיתוף מידע והפצה שלו. האמירה שיכולת שיתוף טובה יותר בין עובדים מיתרגמת לפרודוקטיביות גבוהה יותר של העובדים הפכה מזמן לקלישאה, אך לא הייתה יותר נכונה מאשר היום.

ומדוע? משתי סיבות מרכזיות: הנפוצות של הרשתות החברתיות במגזר הפרטי שביסודן מימוש הכמיהה האנושית לשיתוף מידע עם אחרים, ומצד שני הדיסונאנס הקיים במגזר העסקי שלמרות המאמצים הרבים שהושקעו כדי להגדיל את רמת השיתוף בין העובדים הוא נותר מאחור ופעמים רבות עדיין נסמך על כלים פרימיטיביים כמו האימייל ככלים המרכזיים לשיתוף והפצה של מידע בארגון.

מרבית העובדים כיום משתפים בחייהם הפרטיים מידע עם חברים ומשפחה באופנים שרק ניתן היה לדמיין אותם לפני עשור בלבד.

הרשתות החברתיות, פתחו מיליארדים של אנשים לחלוק עם זולתם הגיגים, מחשבות, תמונות ויצירה אינסופית שדומה לשיטפון של מידע ואינפורמציה. הם כבר מזמן אינם מסתפקים רק במשלוח תמונה לבני המשפחה באמצעות אימייל שהיה מוגבל בכמות התמונות שיכול היה לשתף או במספר הנמענים שלו, אלא בקליק אחד משתפים את כול חבריהם והעוקבים שלהם באלבומי תמונות שלמים. אך בבואם למקום העבודה אותם עובדים מצויים במציאות שכמעט מנוגדת לזו המוכרת מחייהם הפרטיים.

על פי רוב העובדים חיים בארגון במציאות שבה הארגון מגדיר שיתוף כאסטרטגי לארגון, ופעמים רבות אף מבצע השקעות רחבות בכלים ופתרונות שמיועדים להגביר את שיתוף המידע בין העובדים, אך בפועל הכלים האלו פעמים רבות נותרים ללא שימוש והעובדים ממשיכים להשתמש באימייל ככלי המרכזי לשיתוף והפצה של מידע.

ההיסמכות הרבה על האימייל, שהוא כלי שאינו מנוהל ברמה ארגונית אלא רק ברמה של העובד, יצרה את התופעה המוכרת כ"פצצות באימייל", שהכוונה כאן היא לאותם אימיילים קריטיים לתפקוד העובד והארגון שלעיתים מסתתרים להם בתוך ים האימיילים שמקבל כול עובד במהלך יום העבודה שלו.

ים אימיילים שיכול לנוע בין עשרות למאות אימיילים ליום עבודה, שחלקם לידיעה, חלקם לפעולה, ורבים מהם כלל אינם קשורים או נוגעים לתחום עיסוקו של העובד, אך עדיין מצריכים ממנו קריאה וטיפול.

במצב כזה של עומס מידע שעובר באימייל קורה לעיתים גם שמידע חשוב לתהליכים עסקיים בארגון אובד והמידע שבו לא מגיע למערכות הארגוניות.

תופעה מוכרת נוספת אנו רואים בארגונים היא שההשקעות הכבדות שעושה הארגון בכלים ייעודיים לשיתוף לא מצליחים לחדור לליבת התהליכים העסקיים של הארגון. הסיבות לכך הן רבות, חלקן נובע מחוסר הרצון של העובדים ללמוד מערכת נוספת שלדעתם תקשה על עבודתם, זה יכול להיות ממשקים שנחשבים בעיני העובדים כלא ידידותיים וכדומה.

התוצאה היא שהארגון ביצע השקעה גדולה בכלים שעל הנייר נראו כמבטיחים הגדלה של היכולות לשתף מידע וכפועל יוצא גם פרודוקטיביות, אך בפועל התוצאה מראה שהעובדים בוחרים להתעלם מהכלים האלו, פרט למקרים שאין להם ברירה אלא לעשות בהם שימוש כתוצאה מאילוץ ארגוני.

ונדבך נוסף של השיתוף בארגון הוא היכולת הטכנולוגית של הארגון להשתמש בכלים לשיתוף לא רק ברמה של מסמכים, אלא גם יכולת לשיתוף בוידאו. האמצעים הטכנולוגיים כבר כאן – מצלמות בכול מחשב, רוחבי פס שתומכים בוידאו, ומערכות זמינות עם ROI מוכח, ועדיין ארגונים נמנעים מלתת לעובדים כלים שיאפשרו להם לתקשר ולשתף מידע באמצעות וידאו.

אם כך, כיצד על הארגון לנהוג כדי להגדיל את יכולות השיתוף בין העובדים? התשובה לכך יוצאת מתוך הבעיה – אם העובדים נסמכים על האימייל ככלי עבודה מרכזי ונמנעים מלהשתמש בכלים הארגוניים הקיימים, אז להציע פתרונות שיתוף שיחברו את האימייל לכלי השיתוף הארגוניים מצד אחד, ושיחברו את האימייל לעולם הוידאו והתקשורת מצד שני.

דוגמא לכלים כאלו אנו יכולים למצוא בתוספים לשיתוף וקולבורציה שקיימים כדי להעניק לאימייל הארגוני אאוטלוק את היכולת להתחבר לכלי השיתוף הארגוני Sharepoint שכבר קיים במרבית הארגונים, וכלי התקשורת האחודה Lync שמוסיף יכולות של וידאו-קונפרנס לאאוטלוק הנפוץ.

השילוב הזה של הוספת יכולות סביב הכלים שהעובדים עושים בהם שימוש תאפשר לארגון להגדיל את הנפוצות של כלי השיתוף בארגון, יאפשר לארגונים להציע יכולות חדשות, יאפשר להגדיל פרודוקטיביות על בסיס ההשקעות הקיימות כבר בארגון, ויכניס את כלי השיתוף לליבה של התהליכים העסקיים בארגון. בסופו של יום, אנחנו חוזרים לקלישאה שהצגנו בהתחלה – יותר שיתוף בארגון מיתרגם ליותר פרודוקטיביות ולהגדלת הביזנס של הארגון.